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Leitfaden Kündigungsgespräche führen

Leitfaden: Kündigungsgespräche empathisch und konstruktiv führen

Wir beobachten aktuell als eine der Corona-Auswirkungen, wie Unternehmen alles nur Erdenkliche bewerkstelligen, um zu überleben und Arbeitsplätze zu erhalten. Und doch stehen viele Führungsverantwortliche schon jetzt vor der schweren Aufgabe, Kündigungsgespräche führen zu müssen und wertvolle Mitarbeitende zu verabschieden, um das Schlimmste zu verhindern. Mit diesem gratis Leitfaden wollen wir Ihnen Unterstützung geben, um sich auf anstehende Entlassungsgespräche optimal vorbereiten zu können und Ihren Mitarbeitenden und sich selbst eine würdevolle und wertschätzende Trennung zu ermöglichen.

Wenn Sie dies als pdf Datei erhalten wollen, um es betroffenen Kollegen zu geben, schreiben Sie uns gern an info@staerkenschmiede.ch. Sie dürfen das PDF natürlich teilen und beliebig weiterleiten.

Kündigen fällt niemandem leicht

Um diese Aufgabe reisst sich niemand, denn auch Führungspersonen sind in erster Linie Menschen und streben ebenso nach positiven zwischenmenschlichen Interaktionen wie andere auch. Kündigungen können ihnen ebenso unter die Haut gehen wie der zu kündigenden Person und sehr belastend sein, vor allem in der aktuellen Situation. Doch gehören Kündigungsgespräche nunmal zu den Führungsaufgaben dazu, auch wenn man sie am liebsten ausklammern würde. Statt sie zu umgehen oder irgendwie hinter sich zu bringen, können Führungsverantwortliche ihre Sicherheit im Führen solcher Gespräche stärken. Einer Kienbaum-Umfrage mit 433 Befragten zufolge sind jedoch 70 Prozent der befragten Führungskräfte nicht trainiert im Führen von Entlassungsgesprächen – was natürlich zu Unsicherheit und emotionaler Belastung führt.

Auch ein Kündigungsprozess kann positiv gestaltet werden, so dass das Selbstwertgefühl der zu kündigenden Mitarbeitenden gewahrt bleibt, der Verunsicherung von verbleibenden Kollegen vorgebeugt wird und das Unternehmen keinen Schaden nimmt.

Bedürfnisse von Menschen im Kündigungsprozess:

Bei allen wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekten darf der Blick auf das Wesentliche nicht verloren gehen: Auf die Menschen, die dieser Prozess betrifft. Nachfolgend sehen Sie, welche Bedürfnisse, laut oben erwähnter Umfrage, im Trennungsprozess im Vordergrund stehen:

«Was ist für Sie bei einem Trennungsprozess das wichtigste Element?»

  • Fairness
  • Begegnung auf Augenhöhe
  • Transparenter Prozess
  • Nachvollziehbarkeit der Trennung
  • Wertschätzung
  • Klare Kommunikation, Offenheit und Ehrlichkeit
  • Gut geführtes Trennungsgespräch
  • Schnelle Abwicklung
  • Respekt
  • Akzeptable Lösung für beide Seiten
  • Professioneller Umgang
  • Wirtschaftliche Rahmenbedingungen
  • Unterstützung bei der Neuorientierung

Wenn Sie als Führungsverantwortliche/r das Kündigungsgespräch unter Berücksichtigung dieser Bedürfnisse vorbereiten und durchführen, unterstützen Sie aktiv einen optimalen Trennungsprozess zum Wohle aller.

Vor dem Gespräch: So bereiten Sie ein Kündigungsgespräch optimal vor

Durch die optimale Vorbereitung eines Entlassungsgesprächs werden Sie im Gespräch sicherer, professioneller und handlungsfähiger agieren können.

Entscheidungen treffen

  • Freistellung: Soll der Mitarbeitende bis zum Ablauf der Kündigungsfrist weiter beschäftigt oder freigestellt werden?
  • Urlaubsanspruch: Wie soll mit Resturlaub oder offenen Überstunden verfahren werden?
  • Zeitpunkt: Wann informiere ich die betroffene Person? Eine Kündigung zum Wochenanfang ermöglicht dem Betroffenen Erkundigungen einzuholen wie z. B. einen Anwalt oder den Betriebsrat zu konsultieren und auch weitere Fragen stellen zu können. Auf keinen Fall sollte das Kündigungsgespräch am letzten Tag vor seinem Urlaub oder seiner sonstigen Abwesenheit stattfinden.
  • Gesprächsführer: Führen Sie als Vorgesetzter das Gespräch allein oder mit HR-Begleitung?
  • Unvorhersehbares: Wie reagieren und was sagen Sie, wenn Sie vor einem geplanten Gespräch auf eine mögliche bevorstehende Kündigung angesprochen werden?
  • Informieren: Wie wollen Sie den Gesprächstermin vereinbaren? Persönlich, telefonisch, per Email?
  • Unterstützung: Welche Unterstützung können Sie bzw. kann das Unternehmen zur beruflichen Neuorientierung anbieten?

Rechtliche Grundlagen klären

  • Ist die Kündigung rechtens? (ggfl. juristischen Rat einholen)
  • Was ist sind die Gründe der Kündigung? (Handelt es sich um eine betriebs-, personen-, oder verhaltensbedingte Kündigung?)
  • Finanzielle Ansprüche, Vereinbarungen, Lösungen prüfen

Leitfaden für Kündigungsgespräch vorbereiten und gliedern

Das schwierigste aller Mitarbeitergespräche fordert beide Seiten. Deshalb erfordert es eine abgestimmte und angemessene Wortwahl, ein Repertoire an Handlungsoptionen und eine zielführende Dramaturgie/Gliederung. Sie müssen mit überraschenden Reaktionen rechnen, mit Detailfragen, mit Momenten der Stille und Ratlosigkeit sowie Emotionalität. Sie gehen mit einem besseren Gefühl in ein Kündigungsgespräch, wenn Sie alle nötigen Materialien und Informationen beisammen und Ihre Kommunikationskompetenz durch Vorbereitung gestärkt haben.

Wer führt das Entlassungsgespräch?

Kündigen ist Chefsache. Als direkte/r Vorgesetze/r sind Sie die Vertrauensperson Ihrer Mitarbeitenden und es gehört zu Ihren Aufgaben, in allen Lagen für Ihre Mitarbeitenden da zu sein und sie auf diesem letzten gemeinsamen Wegstück optimal zu begleiten. Leider passiert es immer wieder, dass Trennungsgespräche an HR- und Personalverantwortliche oder das Top-Management delegiert werden, weil man sich nicht sattelfest fühlt. Im Privatleben erscheint es absurd, eine Trennung an den besten Freund zu delegieren, weil dieser geübter darin ist. Warum sollte dies in einer beruflichen Vertrauensbeziehung anders sein? Besser ist es, sich gut vorzubereiten und ggfl. in einem Folgegespräch eine personalverantwortliche Person für etwaige Prozessfragen unterstützend einzubinden.

Welche Inhalte werden besprochen

  • Kündigungsgrund
  • verbleibende Zeit im Unternehmen
  • Resturlaub, Freistellung
  • interne Kommunikation der Kündigung
  • Finanzielle Regelungen
  • Eventuell Unterstützung bei Neuorientierung
  • Zeugnis

Die ersten Sätze prägen den Gesprächsverlauf

Sie kennen vielleicht die Regel einer guten Rede: Auf den Anfang und das Ende kommt es an, denn diese bleiben in Erinnerung. Sie können in der Gesprächseröffnung unmittelbar Klarheit, Orientierung und Verständnis vermitteln und dadurch eine positive Basis für den restlichen Verlauf bilden. Mit welchen vier bis fünf Sätzen wollen Sie die Kündigungsabsicht aussprechen? Diese einleitenden Sätze sollten beinhalten:

  • Aktuelle Situation/Lage
  • Kündigungsbotschaft
  • Begründung

Es ist wichtig, dass Sie versuchen, sich in Ihr Gegenüber hineinzuversetzen. «Was würde ich als Betroffene/r in dieser Situation brauchen?» Dadurch werden Sie automatisch achtsamer agieren, als wenn das Kündigungsgespräch eine von vielen Pendenzen auf Ihrer Tagesliste ist, die Sie möglichst rasch über die Bühne bringen wollen. Kommen Sie schnell auf den Punkt, ohne Small Talk und lange Einleitungen – vermeiden Sie aber den «Kurz-und-schmerzlos»-Ansatz.

Mitfühlend bedeutet jedoch nicht mitleidend – auch wenn Sie die aktuelle Lage des Betroffenen nachfühlen können. Vermeiden Sie typische Sätze wie «Ich weiss, wie Sie sich jetzt fühlen.», «Das wird schon wieder, Sie werden sehen.», «Kopf hoch!».

Wenn Sie es sehr bedauern, dass Sie den Mitarbeitenden verlieren, sollten Sie dies natürlich aufrichtig zum Ausdruck bringen. «Ich schätze Sie und Ihr Engagement sehr und bedaure es, eine/n wertvolle/n Mitarbeiter/in wie Sie zu verlieren.», «Es tut mir sehr leid, dass die aktuelle Situation Ihre Entlassung erfordert, auch wenn ich Sie als Mitarbeitenden sehr schätze.», «Es tut mir aufrichtig leid, dass es nun gerade Sie trifft.»

Formulierung Mitarbeiter Kündigung:

Ideen für einen angemessenen Einstieg in ein Entlassungsgespräch bei betriebsbedingter Entlassung:

1.     Aktuelle Situation/Lage: «Sie haben unsere schwierige Lage in den letzten (Wochen, Monaten, Tagen…) miterlebt. Diese Situation zwingt uns zu einschneidenden Entscheidungen und Massnahmen, um das Weiterbestehen des Unternehmens zu sichern.»

Kündigungsbotschaft: «Es tut mir sehr leid, dass die aktuelle Situation (Begründung ) Ihre Entlassung erfordert, auch wenn ich Sie als Mitarbeitenden sehr schätze.»

2.     Aktuelle Situation/Lage: «Wie Sie wissen, haben wir in den letzten Wochen enorme Umsatzeinbussen erlebt und steuern durch geringere Neuaufträge auf eine unternehmerische Krise zu. Um das Überleben der Firma zu ermöglichen, müssen wir leider Entlassungen aussprechen.»

Kündigungsbotschaft: «Es tut mir sehr leid, dass auch Sie von der aktuellen Situation (Begründung ) und einer Kündigung betroffen sind, obwohl ich Sie und Ihr Engagement als Mitarbeitenden sehr schätze.»

Ideen für einen angemessenen Einstieg in ein Entlassungsgespräch bei Entlassung aufgrund von Low Performance oder Verhalten:

Bei Trennungen wegen unzureichender Leistung beginnt und verläuft ein Gespräch etwas anders, da es meist eine längere Vorgeschichte mit dokumentierter Entwicklung gibt, die ebenfalls im Gespräch berücksichtigt werden sollte. Fehlt eine solche Dokumentation, wird es auch schwer, eine plötzliche Trennungsabsicht nachvollziehbar zu begründen und Widersprüche des Betroffenen sind vorprogrammiert.

1.     Aktuelle Situation/Lage: «Ich möchte heute mit Ihnen gern an unser letztes Gespräch vom (Datum) anknüpfen. Dabei haben wir über (Ziele, Ihre Leistungen, Ihr Verhalten – hier konkreten Punkt nennen) gesprochen und (Vereinbarung nennen) vereinbart.»

Kündigungsbotschaft: «Leider haben wir seither keine positive Veränderung in der Zusammenarbeit beobachtet und ich sehe Ihre Stärken eher in anderen Bereichen (Begründung ). Deshalb haben wir beschlossen, die Zusammenarbeit zu beenden.»

Antworten auf vorhersehbare Fragen vorbereiten

In der Regel kennen Sie die Situation und das Wesen Ihrer Mitarbeitenden, so dass Sie die wahrscheinlichsten Fragen rund um eine persönliche Kündigung absehen und notieren können. Überlegen Sie sich vor dem Gespräch, welche Antworten Sie zu den vorhersehbaren Fragen geben wollen, damit Sie im entscheidenden Moment sicher reagieren und Auskunft geben können.

Fairness und Würde

Manchmal lässt sich Unmut im Zuge eines Trennungsprozesses nicht vermeiden. Verletzte Gefühle können übereilte Handlungen und Reaktionen auf beiden Seiten auslösen, was sich dann auch auf die Bleibenden auswirken kann. Unbedachte Interaktionen mit den Gehenden können sich äusserst ungünstig auf die verbleibenden Teamkollegen auswirken und Leistungsträger sowie Talente in die Flucht schlagen. «Böses Blut» ist negatives Marketing, das eine Führungsperson durch Achtsamkeit in der Kommunikation vermeiden kann.

Ablauf eines Kündigungsgesprächs

Es ist menschlich, schwierige Gespräche möglichst schnell hinter sich bringen zu wollen. Jedoch stösst man dadurch die Mitarbeitenden vor den Kopf, wenn man mit der Tür ins Haus fällt. In manchen Fällen kommt eine Kündigung für die betroffene Person unerwartet, so dass fehlendes Feingefühl das Verdauen zusätzlich erschwert. Lassen Sie nach dem Aussprechen der Kündigungsbotschaft dem Mitarbeitenden etwas Zeit, sich zu sammeln, bevor Sie weitere Punkte ansprechen.

Seien Sie vorbereitet auf unterschiedlichste Reaktionen, die im Zuge eines Kündigungsgesprächs zum Vorschein kommen können. So können Sie die nötige Unterstützung leisten, die in diesem Moment hilfreich ist.

Reaktionsmuster und Möglichkeiten, ihnen zu begegnen:

Geschockt sein: Tränen und Schock sind natürliche Reaktionen, mit denen Führungskräfte umgehen können müssen. Es ist wichtig, dass Sie diesen Gefühlen Raum geben und sie nicht einfach unterbinden. Auch wenn die emotionale Reaktion intensiver und tränenreicher wird, sollten Sie die Person nicht sich selbst überlassen, indem Sie den Raum verlassen. Halten Sie gemeinsam den ersten Schock aus. Sobald Ihr Gegenüber sich emotional wieder beruhigt hat, können Sie weitere Details der Kündigung besprechen. Am besten vergewissern Sie sich, ob der Mitarbeitende das Gespräch weiter fortsetzen möchte, oder ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt die restlichen Details klären wollen. Überfordern Sie den/die Betroffene nicht, indem Sie aus dem Bedürfnis heraus, es zu Ende zu bringen, wichtige Informationen «abladen».

Gefasst sein: Es kann Ihnen passieren, dass jemand sehr gefasst und vermeintlich entspannt mit einer Kündigungsbotschaft umgeht. Dies ist bei absehbaren Kündigungen oftmals so oder wenn die betroffene Person bereits selbst innerlich gekündigt hat. Um sicher zu gehen, dass hier keine Schockstarre vorliegt, können Sie nachfragen, was beim Gegenüber angekommen ist und ob alle Informationen richtig verstanden wurden. Danach besprechen Sie gemeinsam die nächsten Schritte und treffen Vereinbarungen.

Betteln/Verhandeln: Es kommt vor, dass jemand eine finale Entscheidung trotz klarer Botschaft nicht anerkennt oder nicht wahrhaben will. Um eine zermürbende Diskussion für beide Seiten zu vermeiden, ist es wichtig, dem Betroffenen zu vermitteln, dass Sie bereits nach Alternativen gesucht haben, jedoch keine stimmige Möglichkeit finden konnten. Würdigen Sie die Vorschläge des Mitarbeitenden, aber geben Sie klar zu verstehen, warum diese nicht infrage kommen, ohne sich rechtfertigen zu müssen. Zielführender ist in dieser Situation das Angebot, bei der Neuorientierung Unterstützung zu bieten. Idealerweise halten Sie sich an Ihre vorbereiteten Angaben, damit Sie sich durch Zusagen aus dem Affekt heraus nicht selbst in Teufels Küche bringen und später zurück rudern müssen.

Wütend sein: Auch Wut ist eine natürliche Reaktion, die bei einer als ungerecht empfundenen Kündigung durchaus zum Vorschein kommen kann. Es ist leichter, ruhig zu bleiben, wenn Sie sich im Vorfeld bewusst darüber sind, dass eine solche Reaktion möglich ist. Lassen Sie sich nicht provozieren, aber zeigen Sie Verständnis. Aussagen wie «Jetzt beruhigen Sie sich wieder!» führen meistens genau zum Gegenteil. Hilfreicher ist, beruhigend zu agieren, indem Sie z. B. ein Glas Wasser einschenken und rüber reichen. Der Satz «Ich sehe, dass Sie diese Nachricht sehr mitnimmt.» reicht oftmals schon aus, um ein Aufschaukeln der Gefühle abzufedern. Denn auf diese Weise erkennen Sie den Gefühlszustand der Person an, statt diesen zu beschwichtigen und zeigen Verständnis. Sobald der Gekündigte wieder gefasst ist, können Sie die wichtigen Informationen ruhig wiederholen und fragen, ob noch weitere Fragen bestehen.

Nächste Schritte klären & an das Team denken

Sobald die eigentliche Kündigungsbotschaft ausgesprochen und verstanden wurde, treffen Sie gemeinsam Vereinbarungen für die konkreten nächsten Schritte. Wer macht was bis wann? Hierbei ist es auch wichtig, wer die Belegschaft über die Kündigung informiert und auf welche Weise. Will das der Gekündigte selbst tun oder informieren Sie das Team?

Werden mehrere Mitarbeitende entlassen, ist es wichtig, frühzeitig mit allen Mitarbeitenden gemeinsam über die schwierige betriebliche Situation zu sprechen. Ansonsten brodelt die Gerüchteküche und vergiftet das Arbeitsklima. Vor allem die verbleibenden Mitarbeitenden werden das Bedürfnis haben, zu erfahren, welche Auswirkungen die Entlassungen auf sie haben und welche weiteren Veränderungen zu erwarten sind.

Nach dem Gespräch

Der Anfang und das Ende eines Trennungsgesprächs haben eine sehr zentrale Bedeutung. Die innere Haltung, mit der die gekündigte Person Ihren Raum verlässt, wirkt sich auf die Belegschaft und unter Umständen auch auf das Unternehmen durch externe Kommunikation aus. Versuchen Sie deshalb einen positiven Gesprächsabschluss zu gestalten, der der Situation angemessen ist. Zeigen Sie Verständnis, bieten Sie Unterstützung an und ebenso die Möglichkeit, bei auftretenden Fragen oder Anliegen zu einem späteren Zeitpunkt nochmals sprechen zu können.

Trennungsmanagement ist ein wichtiger Teil der Organisations- und Personalentwicklung und es gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben einer Führungskraft.

Das Stärken der Kündigungskompetenz und Gesprächsführung ist eine wichtige Ressource für Führungsverantwortliche, die ihnen Sicherheit im Führungsalltag schenkt.

Wir von der Stärkenschmiede unterstützen Sie gerne dabei, im Coaching, in online Coachings oder auch im Workshop, starke Kündigungsgespräche vorzubereiten und zu trainieren.

Lassen Sie uns wissen, ob und wie wir Sie in einer aktuell schwierigen betrieblichen Lage unterstützen können.

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